Os moradores podem ter acesso à prestação de contas do condomínio?

Essa é uma dúvida muito comum no meio condominial. Ainda há quem acredite que somente o síndico e os membros do conselho fiscal podem ter acesso à prestação de contas do condomínio. No entanto, nós da Informma mostraremos que sim, você, morador, pode saber como está a saúde financeira do seu condomínio.

O que é a pasta de prestação de contas do condomínio?

A gestão condominial eficiente e transparente requer uma ferramenta essencial: a pasta de prestação de contas. Nessa pasta, é possível encontrar informações cruciais sobre a aplicação dos recursos do condomínio, acordos com inadimplentes e até mesmo ações judiciais.

É importante destacar que essa pasta pode ser mantida em formato físico ou virtual, sendo considerada o verdadeiro tesouro do condomínio. Ela é uma excelente ferramenta para detectar fraudes ou desvios nas verbas, e permite uma avaliação completa da gestão financeira do condomínio.

Quem possui acesso à pasta de prestação de contas do condomínio?

A pasta de prestação de contas é um documento fundamental no condomínio e deve estar disponível para todos. No entanto, há algumas prioridades a serem observadas. Assim que a pasta chegar, ela deve estar facilmente acessível para o síndico, a administradora do condomínio e os conselheiros fiscais para a análise mensal.

Após a análise mensal, os moradores têm permissão para examinar os documentos, e o acesso nunca deve ser negado. Contudo, a pasta deve ser armazenada em um local específico e seguro, seja no condomínio ou na administradora.

Quais informações devem ter na pasta de prestação de contas?

Existem diversas formas de organizar a documentação do condomínio, uma vez que não há uma maneira específica exigida por lei, como ocorre com empresas.

No entanto, é importante que a pasta de prestação de contas contenha, essencialmente, os seguintes itens:

Termo de recebimento e verificação de contas, que deve ser assinado pelo síndico e pelos conselheiros
Introdução, que pode conter um índice, resumo, observações ou instruções prévias sobre o conteúdo da pasta
Espaço para comentários, onde o síndico, conselheiros ou condôminos podem deixar observações
Balancete completo
Extrato(s) da(s) conta(s)
Receitas do condomínio
Despesas do condomínio, acompanhadas de documentos originais
Relatório sobre inadimplência, que deve informar acordos judiciais ou não
Outras despesas, que precisam ser detalhadas

Normalmente, a pasta começa apresentando os balancetes de débito e crédito do mês anterior. Logo no início, há também um relatório simplificado que apresenta um panorama do período referente à pasta. Em seguida, são apresentadas as receitas, despesas e, por fim, a parte de inadimplência.

Pontos de atenção na prestação de contas do condomínio:

Gastos sem notas fiscais: É essencial solicitar notas fiscais em todas as compras e serviços contratados pelo condomínio. Isso garante transparência e evita possíveis problemas futuros;
Inadimplência: Quando há inadimplência, o pagamento deve ser feito por meio de um boleto emitido em nome do condomínio. Isso ajuda a evitar confusões e garantir que o pagamento seja direcionado corretamente;
Saldos diferentes: É fundamental que o saldo contábil e bancário estejam em concordância. Caso haja divergências, é preciso investigar e corrigir o problema o quanto antes;
Dúvidas: Sempre que houver dúvidas em relação às contas do condomínio, é importante buscar ajuda da administradora ou do síndico. As observações devem ser devolvidas à empresa com a pasta;
Multas disfarçadas: É importante ficar atento para evitar multas desnecessárias, que acabam onerando o condomínio. Caso perceba atrasos no pagamento de compromissos, questione e busque uma solução;
Conta no nome do síndico: Em casos de condomínios novos, onde ainda não há um CNPJ, é possível abrir uma conta em nome do síndico. Entretanto, essa situação deve ser temporária, com duração máxima de três meses. Assim que possível, é importante abrir uma conta com o CNPJ do condomínio.

Por fim, sabemos que cuidar de um condomínio não é uma tarefa simples, portanto, conte com a Informma Síndicos para gerir o seu patrimônio com transparência e eficiência. Fique atento aos pontos citados acima e fale conosco em caso de dúvida, é sempre um prazer te ajudar!

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